Goed samenwerken is: problemen vermijden

IMG_1262Een groot deel van de praktijk van mijn kantoor bestaat uit het oplossen van problemen na een mislukte samenwerking. Omdat ik zo regelmatig partijen zie die in vermijdbare conflicten zijn beland, zijn problemen rond samenwerking van de weeromstuit ‘core business’ van mijn kantoor geworden. Toch is het relatief gemakkelijk om afspraken op zo’n manier vorm te geven dat de meeste problemen kunnen worden vermeden. In deze blog som ik een paar vaak voorkomende denkfouten op en geef wat handvatten om de gesignaleerde problemen te voorkomen.

1. Wishful thinking

‘Wishful thinking’ betekent in de contractenpraktijk dat de samenwerkende partijen ervan uit gaan dat er geen problemen zullen ontstaan. Ze gaan ervan uit dat ze elkaar prima begrijpen en ‘allebei hetzelfde willen’. In die gevallen wordt in de samenwerkingsovereenkomst weliswaar afgesproken welke prestaties men over en weer zal verrichten – maar er wordt niet afgesproken wat er moet gebeuren als die prestaties onverhoopt nìet worden verricht. Dit is de meest voorkomende reden van hoogoplopende ruzie wanneer een samenwerking voortijdig spaak loopt.

De remedie is simpel, maar – toegegeven – niet erg romantisch, en komt er op neer dat je op een zonnige dag alvast nadenkt over wat je zult doen als het gaat regenen. Dus: maak bij aanvang van de samenwerking in het contract afspraken over procedures om conflicten op te lossen, maak afspraken over verplichtingen als de conflicten niet kunnen worden opgelost, en maak afspraken over de verdeling van de boedel wanneer de samenwerking wordt beëindigd. Bij dat laatste valt bijvoorbeeld te denken aan geregistreerde merken of auteursrechtelijk beschermde werken, maar ook gewoon aan gebouwen of geld: wie krijgt wat?

2. Spreek met elkaar af hoe een contract zal worden uitgelegd

Wanneer een Nederlands contract door een Nederlandse rechter moet worden beoordeeld, zal de rechter niet alleen kijken naar wat er letterlijk is afgesproken, maar hij zal ook rekening houden met wat de contract-sluitende partijen hebben bedoeld en wat ze van elkaar mochten verwachten. Meestal moet die ‘bedoeling van partijen’ worden gereconstrueerd aan de hand van getuigenverklaringen, emails en brieven; of aan de hand van de manier waarop partijen zich in de praktijk tegenover elkaar hebben gedragen.

Maar wat is er eenvoudiger dan bij een contract een document maken waarin de contractsluitende partijen in gewone taal laten weten hoe zij de verschillende contractsclausules uitleggen? – Voorafgaand aan het opstellen van het contract weet iedereen immers best wat ze bedoelen en wat ze willen, maar die bedoelingen zijn vaak niet terug te lezen in het uiteindelijke contract.

Gebruikelijk is dat in een contract een ‘pre-ambule’ wordt opgenomen, waarin staat waarom het contract eigenlijk wordt gesloten, maar die pre-ambules blinken vaak uit door nietszeggendheid. Er staat dan iets als ‘partijen nemen in overweging dat zij er belang bij hebben om samen te werken’. Als er eenmaal een conflict is ontstaan, heb je niet veel aan zulke zinnen.

Ik heb zelf wel eens na een ingewikkelde onderhandeling aan mijn wederpartij een brief gestuurd waarin ik nog eens in gewone taal per clausule vertelde hoe die clausule in de praktijk zou worden uitgelegd. Toen er later inderdaad een conflict ontstond, wist mijn wederpartij al in een vroeg stadium hoe mijn cliënt het contract uitlegde – daar hoefden we dus niet meer langdurig over te corresponderen. Dit heeft ertoe geleid dat het conflict vrij snel (en in het voordeel van mijn cliënt) kon worden beëindigd zonder dat een gang naar de rechter nodig was.

(Maar hier zit ook een mogelijk risico: later zeggen dat je iets ‘niet zo hebt bedoeld’ wordt een stuk lastiger…)

3. Termijnen en procedures pas achteraf controleren

Als de liefde is bekoeld en een samenwerking niet meer zo goed loopt, worden partijen vaak ‘formalistisch’ tegenover elkaar. Termijnen die in het contract waren afgesproken maar in de praktijk nooit werden gehandhaafd, worden opeens een bron van verwijten achteraf. Of de voormalige vrienden slaan elkaar om de oren met afgesproken procedures, terwijl die procedures voorheen lachend werden genegeerd.

Ook voor deze situatie is de oplossing simpel, namelijk door nog tijdens de samenwerking de gemaakte afspraken serieus te nemen. Wees formeel op het gebied waar het er op aan komt: het werk. Het is het befaamde ‘vriendelijk voor de mens maar hard voor de zaak’ – door tijdens de samenwerking termijnen en procedures te bewaken, worden verwijten achteraf voorkomen.

En dat brengt me op…

4. Houd je aan je afspraken!

Het lijkt zo simpel maar de praktijk is zo weerbarstig. Het beste advies dat ik iemand kan geven, is: doe wat je hebt afgesproken. Te vaak worden er afspraken gemaakt, hoewel er een partij is die de afspraken eigenlijk niet wil nakomen. Er worden bijvoorbeeld afspraken gemaakt voor een vervelende situatie, zoals ‘we zullen op tijd betalen of het verschuldigde bedrag wordt verhoogd met een boete’. Niemand wil dat die vervelende situatie zich voordoet en er is dan ook niemand die werkelijk de vervelende gevolgen van die situatie wil dragen. Maar ook vervelende afspraken moeten worden nagekomen. Hoe beter afspraken worden nagekomen (al is het knarsetandend), hoe beter conflicten kunnen worden voorkomen en hoe sneller het conflict weer voorbij is.

Conclusie:

Zeg wat je werkelijk wilt, schrijf op wat je gaat doen èn wat je gaat doen als er iets mis loopt, laat je wederpartij weten wat je bedoelt (en niet hoe je hoopt dat het zal gaan in een perfecte wereld). En het allerbelangrijkste: maak afspraken die je na wilt komen.

Advertenties

Over krachtblog

Advocatenkantoor in Amsterdam, gespecialiseerd in Intellectuele Eigendom en effectieve procedures.
Dit bericht werd geplaatst in Licenties, Maatschappij en getagged met , , , . Maak dit favoriet permalink.

2 reacties op Goed samenwerken is: problemen vermijden

  1. Pingback: Afspraken in de praktijk: voorbeelden… | Kracht advocatuur juridische blog

  2. Pingback: Kunst… omdat het moet! | Kracht advocatuur juridische blog

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s